遠端工作如何適時刷存在感?除了「蕃茄鐘」,你還能向唐鳳學這一招|投書

遠端工作如何適時刷存在感?除了「蕃茄鐘」,你還能向唐鳳學這一招|投書
行政院政務委員唐鳳曾以移動機器人出席國際會議,他強調在遠距會議中要製造「共同在場」感。圖片來源:截圖自聯合國2017年ICF會議影片,唐鳳照片取材自行政院官網
2020-03-11
文・楊期蘭(「人機共生你我它」社群)
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由於企業經營的國際化與當下的全球肺炎疫情,要使工作順利進行,十分仰賴分散在世界各地的工作夥伴們遠距合作的品質。

如何提高遠距合作品質?關鍵是讓所有人了解彼此的活動狀態(activity awareness)。

然而,在《「在家工作」沒想像中簡單。為什麼遠距合作這麼困難?》這篇中,我們談到幾個造成遠距合作不順利的原因,包含非語言訊息無法傳達、缺乏足夠的閒聊時機與合作者建立默契、心理與技術尚未準備充足。

現在已有各種科技,能幫我們在不同類型的任務上遠距協作,打字溝通可透過Slack、Skype等通訊軟體;大量文字紀錄可透過Google Document、Dropbox Paper等專為多人協作設計的線上軟體;視訊會議可以透過Zoom、Google Hangout、Whereby 等視訊軟體;需要有身歷其境的遠距合作時,就可以運用虛擬實境、擴增實境或遠端遙控機器人來達成。

圖片來源:Shutterstock圖片來源:Shutterstock

無論哪種工具,設計師、開發者們試圖做到的,就是透過不同載體,使在不同地點的夥伴們能知道彼此的狀態,像是遠距的人在不在?正在用什麼工具?現在有哪些資源?了解多少狀況?有什麼期待?目標是什麼?注意力放在哪?等等。

透過這些訊息,讓遠距合作者們判斷所知是否同步、共識是否達成。

有資源的大公司,可以購買遠距通訊設備,像是為在家工作的員工準備遠端遙控機器人、或設置完善的遠距討論空間等;而沒錢買酷炫通訊科技的小組織,仍然可以透過幾個日常工作流程的設計,找出適合團隊的遠距溝通模式。

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圖片來源:Tim Gouw on Unsplash圖片來源:Tim Gouw on Unsplash

一、文字無法表達的就靠表情符號 ?

想像一下,你正在跟在家工作的同事討論專案,覺得對方的想法很鳥、但又不好意思直接駁斥時,是不是就想用個「 XDDD」減少一點暴戾之氣?當對方完成了一個很棒的東西,「!!!」連續驚嘆號也不足表達讚賞之情時,是不是就要連續來個?????

表情符號設計的用意之一,就是使遠距雙方更意識到彼此的感受。單純透過文字,我們無法知道對方的笑臉、皺眉、表情等非語言訊息;如果有表情符號或貼圖,就能透過它們傳達情感。

而且,有時貼圖寫意的程度,反而能幫我們表達面對面也不敢直接流露的情緒。

圖片來源:擷取自LINESTORE官網圖片來源:擷取自LINESTORE官網

除了可透過表情符號傳達非語言訊息,協作實體操作任務時,視線與手勢特別重要。這時,可以結合眼動儀與攝影機,捕捉彼此的視線與身體姿勢,投影到另一方的工作畫面上;就能讓彼此遠距討論時,更清楚對方注意的地方是否與自己一致,也能用手勢輔助說明。

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多人語音通話時,為何要有頭貼跟周圍動態特效?

回想一下,用Skype或Google Hangout跟遠距夥伴語音通話時,會顯現所有人的頭像,彷彿大家都在同一個會議室。我們透過頭像來判斷誰還在線上,藉此加強所有人的存在感。

不僅是語音溝通,在Google Document或Google Sheet 上協作時,所有正在編輯文件的人都有一個專屬頭像,目的就是為了讓彼此察覺:並非只有你在編輯文件,其他實體見不到的人也在,而且有做事。

即便是語音通話,我們也會在軟體上看到,發出聲音的人頭貼周圍有動態特效。除了聽到主要發言人的聲音,也可以透過其他人頭貼的動態反應,來觀察是否有人準備要發言,像是突然把靜音的麥克風設定為非靜音等。

面對面開會時,我們可以看到有人舉手或身體開始有些動作,來判斷誰想發言;但遠距時,不一定有環景相機來讓我們觀察各地夥伴的肢體語言;這時,透過頭貼動態的微小訊號,會議主持人就多了一個可協調討論的線索,讓想發言的人儘量不被冷落。

除此之外,當進行多人線上會議時,動態頭像的另一個功能,是讓所有參與者更能察覺發言的比例。

例如,當都是同一個人的頭像在主畫面時,比較敏銳的人就會cue較少說話的人,藉此讓每個線上參與者都有機會表達想法。

二、遠距參與實體活動時,如何刷存在感?

想像一下:當今天在家工作的夥伴A,透過筆電的Skype與大家連線,與藉由遙控機器人參與討論,哪一種狀況較能凸顯A的存在?

沒錯,實體機器人能讓在場者更明顯感受到,遠距夥伴佔據一個物理位置、跟自己有物理上的距離;如果再為機器人掛上夥伴平常戴的圍巾或帽子,就更有夥伴跟我們共同在場的感覺,存在感自然比透過筆電螢幕呈現出來的小頭像更具體。

因此,行政院政務委員唐鳳大力推動遠距辦公、遠距參與重要國際會議,並強調透過各種新科技,如虛擬實境、擴增實境等技術,製造出「共同在場」「缺席的在場」感。

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圖片來源:擷取自YouTube新聞影片畫面圖片來源:擷取自YouTube新聞影片畫面

還記得2017年,唐鳳曾透過一台可以移動機器人出席日內瓦聯合國會議嗎?

透過機器人(Telepresence Robot) 代理參與遠距實體活動,除了在國際會議被使用,在人機互動領域的頂尖會議中,也經常被無法實際到場參與的研究者使用,透過遠端遙控機器人在自己家中跟其他在場的人討交流。

也有新創公司透過遠端遙控機器人,讓在家工作的員工在辦公室「滑行」,製造存在感。

當讓在家工作的夥伴遙控代表自己的機器人,在辦公室轉來轉去時,就比較有機會跟其他在辦公室的同事們展開閒聊,也較不會讓其他同事有「看不到人就沒在做事」的錯覺。

圖片來源:擷取自 CHI’18 官網圖片來源:擷取自 CHI’18 官網

讓所有夥伴都能知道彼此的任務目標、工作進度、對事情的想法、抱持的態度、困難點為何等,對於建立共識是不可或缺的。遠距合作雖然給了個人時間與空間上的彈性,但也會因為看不到彼此,使得大家無法得知各自「活動的狀態」,而容易缺出現誤解、溝通效率不彰、沒有存在感、信任感無法建立等。

每個組織或團隊的合作方式都不同,只要把握「讓大家察覺遠距夥伴的各種狀態」這個原則,就可以根擁有的資源、任務性質、組織氛圍來,排列組合不同的科技,搭配團體的溝通原則,建立適合自己團隊的遠距合作模式。

(本文亦刊載於「人機共生你我他」

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