如何準時完成908項工作?除了別怕得罪人,還有這四字箴言|屏東燈會總策劃首度公開秘訣(上)

如何準時完成908項工作?除了別怕得罪人,還有這四字箴言|屏東燈會總策劃首度公開秘訣(上)

屏東燈會 圖片來源:取材自潘孟安臉書

口述・黃建嘉 採訪、整理・蕭富元、陳芳毓

2018年嘉義燈會一落幕,屏東燈會總策劃的擔子,就落到屏東縣傳國處長黃建嘉肩上。69年次的他,從未辦過任何全國性大型活動,為何能使台灣尾屏東縣一鳴驚人?只有四個字:徹底執行。

現在看起來燈會辦得很風光,其實一開始外界並不看好,縣府內大家也是避之唯恐不及,屏東這麼偏遠,很難辦得好啊!

當初地點有兩個抉擇,一個是屏東市,另一個是距離屏東市30公里的東港大鵬灣。兩地各有優缺點,屏東市很「安全」:交通便利,附近有高屏大橋,屏東火車站運量也夠大;把一塊地鋪上水泥整一整,在裡面展覽就好。

但今年燈會30年,我們想做點不一樣的。接下燈會後,世界三大燈節,縣長就帶著我們跑了兩個:法國里昂燈節與澳洲雪梨燈節。這兩個燈節的地點都是跟水、海、天空等地景結合,我們也因此大膽決定:大鵬灣有海、能看夕陽,很有機會做出一個國際級燈會。

牽涉四個單位,整合挑戰大

但要做一個國際級燈會,回到行政系統,坦白說,很痛苦。

這次燈會牽涉的單位比以前多。以前只有交通部觀光局和地方政府,這次卻要整合四個單位:觀光局、屏東縣政府、觀光局下轄的大鵬灣風景管理處,和鵬管處下轄的一間BOT鵬灣公司。

這造成兩個問題,第一,地方政府與中央各有一套指揮系統,沒有一個最高的全權指揮系統,指揮系統混亂。

其次,觀光局舉辦燈會30年,經驗老道;屏東縣卻是頭一次辦,期望創新。這個心態差異,我去觀光局開會時爭執了很多次,有幾次還開到得喊「暫停」,因為開始吵架了!(笑)

幸好,觀光局副局長陳淑慧曾是台東縣觀光旅遊處長,主辦過台東熱氣球節。她明白地方政府要什麼,由她主持專案會議,溝通協調之後,許多事都採納了地方政府的意見。

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908個工作項目,每週檢視進度

對內溝通,對屏東縣政府,是更大的挑戰。

屏東縣政府已經20年沒辦過超大型的全國活動,無論是信心與辦活動的方法,都很缺乏。我們先向雲林、嘉義、桃園請益,知道要先做一些基本功,於是列出了908個工作項目,後來又慢慢追加到上千個項目。

縣政府研考處做了一套研考系統,列管這908個項目,每次會議就開始檢視。如期完成就是「綠字」,延遲就是「紅字」,多延一天數字還會跳動。

距離燈會一年前,縣政府也成立了燈會辦公室,我是辦公室主任,下轄三個執行秘書,他們各自還有一位秘書,負責19個小組,包括安全維護組、禮賓接待、環境維護等,由各局處負責。有些組是單一局處,有些跨局處,另設組長。用這樣的組織,打破局處的行政隔閡。

很多活動因為一開始規劃不嚴謹,硬鋪面做了之後又要打掉,浪費的資源與時間很可怕。我挑人的眼光不錯,核心工作小組成員都是年輕公務員,行政作業夠嚴謹,會議記錄隔天就出來,行政效率很高。

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其實,近30年各縣市燈會主辦單位也是類似的組織架構,只是執行面、各組成員、指揮系統,運作方式不一而足。只是有的燈會辦公室主任只是掛名,工作還是各組在做,這樣就會流於形式,執行「栓不緊」。

取材自潘孟安臉書。

組織圖上,我雖然是燈會統籌,但實際執行時,我只是國際傳播處長,跟其他單位平行。怎麼克服溝通問題?只有一句話:貫徹執行。

舉例來說,大家都知道,辦活動,廁所一定要乾淨。燈會的環境維護組把清潔工作外包給清潔公司,清潔公司把清潔工分成一組七、八個人,一起出去清掃。但七、八個人很容易就開始聊天,我觀察了幾次,要求改成兩人一組,清潔才會落實。

這怎麼貫徹執行?我要求執行秘書檢查,沒做到,就拍照,我再拿著照片去找環境維護組:「為什麼沒做到?不是說好了嗎?」

就這樣,早也開會、晚也開會,一而再、再而三,確認事情是否有貫徹執行。

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貫徹執行的關鍵:別怕得罪人

「貫徹執行」的關鍵是什麼?就是不怕得罪人。我的公務經驗只有六、七年,但我覺得這很重要。我的責任是下指示,你的責任是告訴廠商,但廠商有沒有做到?結果往往沒有回到下指示的人這邊。這一次,就是務必把最前段與最末端接起來,一再確認事情有被做到。工作小組會議,也有一段時間是在追究「為什麼」,每件事都要定期限。

我們的工作小組會議不會出現「即刻辦理」「積極研擬」這種形容詞。如果有人這麼說,我都說,「來,是『研擬』哪些問題,你告訴我?我們可以協助。」一定要告知幾月幾日要做到,讓執行秘書列管期限。

屏東燈會。取材自潘孟安臉書

我常提醒大家,元宵節當天、2月19日點燈,天皇老子都動不了。但每件事都環環相扣,整體規劃沒有出來,電就不能牽;電沒牽,木板就不能釘上;木板不上,燈就無法上;燈不上,宣傳手冊就不能做⋯⋯只要每件事都晚一個禮拜,後面的人都會受影響,所以每件事都要確認、確認、再確認。

你必須清楚地讓團隊知道,「我是玩真的,會追究到底。」當他們知道我真的很在意「確認」,一次、兩次、3次、10次以後,後面90次就順了。

坦白說,在公部門,得罪了10個人,往往也只能改變3件事。但我是政務官,我沒什麼太偉大的理想,我領老百姓的錢,就為老百姓做事,能做多少是多少。

燈會的主視覺是紅色、綠色、藍色的三個烏斯比環。取材自潘孟安臉書

如果要跟明年辦活動的縣市分享經驗,還是只有四個字:貫徹執行。

台灣這麼多優秀設計策展團隊,設計圖大家都可以做得很炫,但如何在科層組織裡貫徹執行?就是要扛得住壓力,還要有執行力。

舉個例子,這次燈會的主視覺是紅色、綠色、藍色的三個烏斯比環,代表海洋、大地、人民的無限循環。但是,沒人料到會做出這麼抽象的視覺設計,意見很多,「這是什麼?看不懂啦!」「又沒有屏東地圖!」

然而這次的大原則,就是「打造國際級燈會」,主視覺就要做到國際級,才能展現我們的意志力。最後,縣長也採納了我們的建議。

縣長是很有力的後盾。有一次去中央開會,觀光局說了幾次「循慣例」,縣長終於生氣拍桌,「慣例是慣例,這裡是屏東,就是要做到國際級!」,他的用字和態度都讓所有人明白:「不要懷疑屏東的決心」!


 

黃建嘉

確定的事,要確實做到,要確認做好

屏東縣政府傳播暨國際事務處長,亦為屏東縣政府2019年台灣燈會辦公室主任。曾任民視記者、國會助理、屏東縣政府研考處長、屏東縣政府觀傳處長。