除了市長和三位副市長、秘書長與三位副秘書長，再加上研考會主委與市政顧問，這些是晨會固定班底。另外，每個月都有輪值的局處長參加，平均每個局處長一年至少輪到一次。還有業務相關人員，但只限科長以上。
晨會在每個上班日的早上七點半開始，討論內容分為固定事項與緊急事項。固定事項很早就會排定計畫執行；緊急事項就像是臨時動議，可以按需求討論。每場會議都排定市長室的幕僚撰寫紀錄，再交給各局處按照結論執行。
我特別在會議室裡選掛一幅字，寫著：一堂和氣。這是有典故的。清朝時期，雍正皇帝曾經在紫禁城乾清門外的軍機處寫上「一堂和氣」的匾額。我常開玩笑說晨會就像軍機處，但其實真正重要的是那四個字的含意。
參與晨會的成員各黨各派都有。我們可以討論、爭執或各抒己見，但不要忘記大家都是同舟共濟的夥伴，無論結果如何，都要共同為市民謀福利。
為什麼要設晨會制度？因為部門眾多，各司其職，看似分工明確，但經常各幹各的，很少注意橫向交流，時間一久，各自為政、難以協調，形成所謂的「榖倉效應」（Silo Effect）——企業內部因「過度分工」而缺少溝通，各營運單位就像一個個高聳的獨立穀倉，鮮少分享與交流資訊。這也是公家機關最常見的缺點——分工，不合作。
要打破榖倉效應，就要採用「矩陣式管理」。
市政府有很多跨部門的案子和活動要進行，每次決定要推動一個計畫的時候，我們會先討論要由哪幾個部門一起合作。如果一個局處部門可以解決，就讓他們自行負責；若需要跨部門合作，就必須指定一個PM（負責人）來監督。市長室有三位副市長、一個秘書長和三位副秘書長，我們會從這七人中指定PM。如果有問題，就在晨會拿出來討論。
矩陣式管理。圖片來源：《柯P管理學》
晨會紀錄公開透明，杜絕私下傳話與黑箱作業
市府晨會就像是醫院裡門診加急診的混合體。我們預先排定討論內容，每天按表操課，就像門診醫療；我們也可以處理緊急情況，讓公務人員「掛急診」，給他們緊急申訴的管道，讓他們提出無法解決的問題，大家一起討論。
我特別規定，凡重大案件涉及法律糾紛或涉及重大決策，利害相關人等必須全員到場，有什麼話就在晨會裡當著大家的面說清楚、講明白，誰也不許背地裡跑來跟我說話，或是傳話給我聽。這些私下的傳話，我一概拒絕。召開晨會的目的，就是要讓每一件事情都能公開透明。
我認為，壞消息往上傳的速度決定一個團體的好壞，最糟糕的情況就是一言堂的模式，上頭講了什麼大家都不敢吭聲。所以凡是施政建議、政策辯論，我都非常歡迎，因為集思廣益後，總會有比較好的結果與可能性。
再者，由於每一個計畫都有PM負責，避免了跨局處的案子因為沒有人想要承擔責任，所以互踢皮球、推諉卸責。如果一個活動沒有任何局處能夠負責統籌，我們就派府級長官負責計畫的推動與執行。所以只要是我們提出的案子，一定會有長官負責到底。
每天晨會紀錄也完全對外公開。我們的會議紀錄有幾個特色：
第一，不准寫逐字稿，會議紀錄絕對是一張A4紙寫得完，只寫條列式的結論和追蹤事項，內容清楚明白。
第二，會議結束後24小時內整理好，列印出來，送進市長辦公室簽核。
第三，市長會匡列需要列管的案件，標明預計完成的時間。
第四，原稿掃描存檔，會議清稿後，用LINE發送給台北市政府所有主管與機要。
北市府有多少人可以收到這份紀錄？大約有160多人。為什麼無論參加與否，我們都要把晨會內容發送給他們？因為我要讓所有人都知道今天晨會中決定了什麼。再說得明白一點，寄給160人就等於寄給了全世界，如果晨會中有任何不清不楚、黑箱作業，等於直接揭露；但柯文哲的團隊不怕外界檢視，公開透明是我施政的原則，我們的決策可以讓全世界都知道。
即便市長人在國外，台北市政府依舊準時召開晨會。圖片來源：截自柯文哲臉書
以專案列管系統落實責任政治
市政府有各種會議，我們盡量把市長參加的會議併入同一個會議管考追蹤系統。市長會匡列需列管的案件，標明預計要完成的期限。接著，秘書會把資料寫入網路雲端系統，清楚標明列管日期、負責局處、負責的PM、追蹤事項、會議記錄者，最後是預定完成日期。每個局處可以自行檢查必須執行的工作。
按照規定，市長室負責當日會議紀錄的人，就是列管追蹤者，而PM就是被追蹤的人。一旦PM完成工作，可以向追蹤者提出相關資料證明，要求解除列管。假使追蹤者發現資料不符合解除列管的標準，也能駁回或溝通。
會議管考追蹤系統。圖片來源：《柯P管理學》
我們每兩個星期會開一次解列會議，會議成員有市長、秘書長、研考會和市長室幕僚。我有三位幕僚，負責會議紀錄和追蹤列管案件。開會時，大家逐一提出解列案件的申請，由我確認。我認為達到解列標準，才能真正解除列管，如果覺得不行，就會發還審查、退回去再處理。
為什麼要建立嚴格的追蹤和解列制度？因為市府的案件、工作項目太多也太複雜了，一定要建立一套作業流程才能確實管理。如果大家都只是口頭說說，所有工作都會流於形式與敷衍。有這樣一套公開的檢核制度，大家都知道是市長親力親為也會追蹤到底，就沒有人敢敷衍卸責。
我對時間的要求絕對嚴格。每一項列管的案子、計畫，會先按照重要性與急迫性打出一個總分。成案七天之內，PM如果覺得執行時間太過倉促、無法辦到，需要延長時間，可以和我溝通要求展延。超過七天後就不許修改時間，因為從成案開始，這就是PM必須負責的工作；不可以把一項任務丟在一旁不聞不問，等到事到臨頭，再來跟我說「要延長時間」。
我們是法治國家，法治必須從政府單位落實時間管理做起。
當然，可能會發生各種問題導致任務無法如期完成。無法如期完成的案子就扣分，逾期七天，總分乘以0.9；逾期七天到一個月，總分乘以0.8；逾期六個月，總分乘以0.5。所以不是完成任務就沒事，逾期是必須被究責的。
市長室每半年統計所有列管案，按照局處，將案件分為已完成、未完成，另外計算逾期件數，最後按規則計分——這是首長評鑑中很重要的考核參考。
專案列管流程。圖片來源：《柯P管理學》
根據經驗發現，不會逾期的局處都不會逾期，而會逾期的局處經常就會逾期，這很明顯表現出局處首長用怎樣的態度處理工作。當然，我們不會過度嚴苛，每個局處都有很多案件，偶爾有一、兩次案件逾期，是可以包容理解的；但如果一個局處有超過一成以上的案件逾期未達成，顯然就是管理出了問題，就一定要檢討改進。
做出這些統計，除了是對局處首長進行賞罰評價、要求他們加強管理，更重要的是找出問題。比方說，我在市長任期前六年，連續12次計畫逾期榜單的第一名都是都發局。剛開始我覺得都發局很可憐、很辛苦，都累到人仰馬翻了，還是屢屢逾期完成任務；後來我才明白，同情或責備都是不對的，真正該做的是探究原因，搞清楚為什麼總是逾期。
檢討後我們發現，最大的原因在於人力不足。都發局的工作量本來就很高，做的都是大案子、大計畫，像是東區門戶計畫、西區門戶計畫、社會住宅⋯⋯如果人力不足，他們就永遠疲於奔命，結果舊案未清，新的案子又追加上來，於是陷入永無休止的惡性循環。（延伸閱讀｜我如何用「軟硬兼施」模式，使地方居民不再排斥社宅？）
所以即使計算出績效分數，還要正確解讀這些分數代表的意義，才能達到好的管理。當然，一個局處首長如果對績效數字毫不在意，也不懂得管理，那麼他就不適合擔任首長，因為他無法為團隊的表現負責。
我們常說民主政治就是責任政治，但什麼是責任政治？我認為，當一件事情出錯的時候，誰要負起責任、誰要被檢討處罰，一切都清清楚楚、明明白白，就是責任政治。有責任，才會有權力—這是團隊管理的核心精神，也是民主真諦。（延伸閱讀｜我們要給下一代怎樣的台北？讓「正直誠信」成為新政治文化）
準城市首長肥皂箱（持續更新中！）
2022年底將是縣市首長大選！投下那一票前，你是否已經了解候選人的決策心法與管理風格？未來四年，他們將如何改變這座城市？
未來城市為你摘選各縣市首長候選人的傳記，讓你第一手了解他們的參政經驗與政策觀點。現在，先聽聽他們怎麼說：
・台北市╳陳時中｜公門初考驗：56億元「燙手山芋」怎麼分？陳時中決策心法：考量民意利害，也不忘核心價值
・台北市╳黃珊珊｜加速認定海砂屋，不再用「依法行政」推託！黃珊珊：從議員到副市長，只想幫市民想辦法
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作者：柯文哲 出版社：商周出版 出版日期：2022/08/04
